Gérer et planifier un événement live

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Description

 

Ce que vous allez découvrir dans ce livre:

 

Gérer et planifier un événement live…………………………… 1

Module n°1: Planifiez votre planification………………………. 3

Première étape: Dotez votre événement d’une identité forte………………………………………………………………………….. 4

Deuxième étape: Créez un “story-board”…………………….. 6

Troisième étape: établissez un budget réaliste………………. 8

Quatrième étape: Créez un planning…………………………. 10

Module n°2: Outils de planification d’événements et tactiques pour faciliter les choses……………………………… 13

Première étape: Décidez ce dont vous avez besoin……….. 13

Module n°3: Créez votre équipe de rêve…………………….. 21

Première Étape: Externalisez et déléguez…………………… 22

Deuxième étape: Communication…………………………….. 27

Troisième étape: Sélectionnez les candidats………………… 30

Quatrième étape: Prenez en charge la gestion de projet de votre événement………………………………………………….. 31

Module n°4: Des événements sur mesure…………………… 33

Comprendre où l’on va…………………………………………… 34

Qu’est-ce qui fait un bon événement?……………………….. 37

Conclusion………………………………………………………….. 40

Les erreurs et risques potentiels………………………………. 42

Erreur n°1: Le manque d’organisation……………………….. 42

Erreur n°2: Manque d’interactivité et de contrôle des invités………………………………………………………………………… 43

Erreur n°3: Couver les invités, et les conférenciers………. 45

Erreur n°4: Ne pas avoir de plan d’urgence………………… 46

Erreur n°5: Procrastination et “dernière minutisme”……… 47

Checklist…………………………………………………………….. 49

 

EXTRAIT:

 

Module n°1: Planifiez votre planification

 

Chaque événement est unique, même quand vous en préparez un similaire à un autre s’étant déroulé au même endroit, avec les mêmes outils et en invitant le même public. Et oui, même quand vous invitez les mêmes conférenciers, si votre événement en inclut.

 

Chaque événement sera accompagné de son lot de bonnes surprises, de défaillances techniques et de problèmes uniques, mais ne laissez pas cela vous inquiéter. Contentez-vous de vous rappeler que ce qu’il y a de plus merveilleux avec les événements, c’est qu’ils sont dynamiques et vivants.

C’est comme une soirée: tout le monde amène quelque chose, et si vous vous y êtes bien pris, tout le monde passera un très bon moment. Chacun ramènera chez soi des souvenirs impérissables, et sera impatient de s’inscrire à votre prochain événement.

 

Mais comment s’assurer que chaque événement s’avère extrêmement réussi, quels que soient les problèmes ou pépins qui surviennent?

 

Tout est dans la préparation.

 

En d’autres termes, il vous faut planifier.

 

Dans le cadre de la planification, votre but n’est pas uniquement de préparer un événement réussi, mais aussi de créer ou d’améliorer un modèle, une routine ou une méthode au succès avéré que vous puissiez renouveler à chaque fois.

 

Première étape: Dotez votre événement d’une identité forte

 

Si la définition de votre travail de planification se limite à “préparer un séminaire en ligne”, vous êtes très loin du compte. Un événement réussi a toujours un but ou un objectif précis et cible des personnes passionnées par ce but. C’est même encore plus que ça: elles assistent à un événement pour en retirer quelque chose.

Après avoir identifié le but ou l’objectif de votre événement, écrivez précisément ce que vos invités peuvent espérer en retirer.

Ensuite, assurez-vous de le leur fournir.

 

Ça a l’air simple, non? Et en effet, ça peut l’être, à condition que vous ne perdiez pas votre objectif de vue, ni vos invités (qu’il s’agisse du public ou des intervenants).

 

Vous pourrez également utiliser les principes que vous apprendrez ici pour planifier n’importe quel type d’événement:

  • Social (Mariages, anniversaires, réunions de familles, etc…)
  • Loisir (Concerts, festivals de comédie, pièces de théâtre, etc…)
  • Affaires (Séminaire en ligne, podcast multi-intervenants, ateliers sur un sujet d’affaires, etc…)
  • Éducation (Cours de fac, séminaire sur comment faire quelque chose, etc…)
  • Exposition (Exposition d’art, exposition historique, défilé de mode, etc…)
  • Conférence (Sommet de graphistes, conférence scientifique etc…)
  • Foire (Salon agricole, fête de fin d’année etc…)

Afin de planifier convenablement il vous faut identifier la particularité de votre événement (ce qui ne prend que quelques secondes). Mais comprenez bien que chaque type d’événement possède des besoins spécifiques, par exemple pour un podcast un logiciel d’enregistrement, ou pour un banquet une salle convenable.

Vous pourriez vous dire que l’événement que vous avez en tête est assez spécifique, mais ce que vous devez faire en premier lieu est de réfléchir à cette idée générique pour voir si vous pouvez la rendre entre plus précise, ciblée… et passionnante.

 

Comment réfléchir au succès de votre événement

 

Asseyez-vous dans une pièce calme le plus confortablement possible, un crayon et du papier à portée de main. Passez de la musique calme si cela vous aide à faire jaillir l’inspiration.

Ensuite, fermez les yeux pendant quelques instants et faites de votre mieux pour visualiser votre événement en train de se dérouler.

 

Est-ce que ça a l’air bien? Que se passe-t-il? De quoi parle votre conférencier? Que mangent vos invités? Quelles questions posent-ils et quels commentaires font-ils?

 

À présent, ouvrez les yeux et notez les idées qui vous sont apparues tandis que vous visualisiez ces scénarios dans votre tête.

 

Identifier votre public

 

Qui participe à votre événement? Que veulent-ils? L’événement renforce-t-il votre relation avec chacun d’entre eux?

 

Connaître votre participant idéal (et combien il ou elle serait prêt à payer, si d’ailleurs il ou elle serait prêt à payer) est crucial pour aboutir à un résultat final réussi.

 

À présent, posez-vous ces trois questions:

 

  1. “Comment faire pour améliorer encore plus cet événement?”
  2. “Est-ce le meilleur type d’événement pour mon public?”
  3. “Que puis-je leur offrir que personne d’autre n’offre?”

 

Une fois que votre événement s’est cristallisé dans votre esprit et a pris sa propre identité, une fois que vous avez “vu” à quoi il ressemblait quand il est réussi, c’est le moment de passer de l’imagination aux actes.

 

Deuxième étape: Créez un “story-board”

 

Tout comme le font les scénaristes de film quand ils vendent leur concept à des réalisateurs et des producteurs, vous devez créer un story-board.

 

Gérer et planifier un événement live

Gérer et planifier un événement live

 

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